Il codice SDI, acronimo di Sistema di Interscambio, rappresenta un elemento chiave nella gestione delle fatture elettroniche in Italia. Questo codice, composto da sette caratteri alfanumerici, consente di identificare univocamente il destinatario delle fatture e di garantire la corretta trasmissione dei documenti fiscali attraverso il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. 

La sua funzione può essere paragonata a quella di un indirizzo digitale, necessario per recapitare correttamente le fatture elettroniche a clienti e fornitori. Conoscere il suo utilizzo, come reperirlo e quando applicarlo è essenziale per una gestione efficace della fatturazione elettronica.

Cos’è il codice SDI e a cosa serve

Il codice SDI è indispensabile per il corretto funzionamento della fatturazione elettronica, obbligatoria per molte categorie di lavoratori. Esso permette di identificare il software gestionale utilizzato da ogni partita IVA e consente al Sistema di Interscambio di recapitare le fatture al destinatario corretto.

Ogni partita IVA dispone di un proprio codice SDI assegnato al momento dell’attivazione del servizio di fatturazione elettronica. In pratica, quando si emette una fattura, è necessario richiedere il codice SDI del cliente per garantire che il documento arrivi correttamente al suo software gestionale. Allo stesso modo, per ricevere una fattura, occorre comunicare il proprio codice SDI al fornitore.

Questo codice semplifica la gestione amministrativa, centralizzando i documenti fiscali e riducendo il rischio di errori nell’invio o nella ricezione delle fatture.

Come trovare il codice SDI

Reperire il proprio codice SDI è semplice, e le modalità variano in base al servizio di fatturazione elettronica utilizzato. Di solito, il codice è incluso nella documentazione fornita al momento della registrazione al software di gestione. In alternativa, è possibile richiederlo al servizio clienti della piattaforma.

Anche per ottenere il codice SDI di un cliente, esistono due approcci principali:

• Richiesta diretta: la soluzione più rapida è chiedere il codice SDI direttamente al cliente.
• Ricerca per piattaforma: se si conosce il software utilizzato dal cliente, è possibile cercare online il codice SDI associato. Per esempio, piattaforme come Buffetti o Aruba hanno codici specifici.

Per i privati, invece, il codice SDI è standard e consiste in sette zeri (0000000), mentre per i clienti esteri viene utilizzata una sequenza di sette “X” (XXXXXXX).

Come si utilizza il codice SDI nella fatturazione elettronica

Il codice SDI gioca un ruolo primario sia per emettere che per ricevere fatture elettroniche. Quando si emette una fattura, il codice SDI del cliente va inserito nel campo dedicato all’interno del software gestionale. Una volta inviato il documento, il Sistema di Interscambio lo verifica e lo recapita al destinatario.

In caso di errore nell’inserimento del codice SDI, la fattura può comunque essere visualizzata dal cliente accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, purché il codice fiscale o la partita IVA siano correttamente riportati.

Utilizzo del codice sdi per clienti privati, esteri e pubbliche amministrazioni

L’utilizzo del codice SDI varia in base al destinatario della fattura:

• Clienti privati: in questo caso, il codice SDI da indicare è composto da sette zeri (0000000). Il cliente potrà visualizzare la fattura nel proprio cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
• Clienti esteri: per lavoratori autonomi o aziende con sede all’estero, il codice SDI è rappresentato da sette “X” (XXXXXXX). In questo caso, è necessario inviare al cliente una copia della fattura in formato PDF, poiché non riceverà la versione elettronica.
• Pubbliche amministrazioni: per fatturare a enti pubblici, non si utilizza il codice SDI, bensì il CUU (Codice Univoco Ufficio), composto da sei caratteri alfanumerici. Questo codice identifica l’ufficio destinatario all’interno dell’ente.

Vantaggi dell’utilizzo del codice SDI

L’uso del codice SDI presenta diversi benefici per professionisti e aziende:

• Centralizzazione dei documenti fiscali: tutte le fatture vengono archiviate digitalmente, semplificando la gestione e la consultazione.
• Riduzione degli errori: il sistema automatizzato del Sistema di Interscambio minimizza il rischio di errori nella trasmissione.
• Gestione semplificata dei pagamenti: i clienti ricevono le fatture direttamente nei loro software gestionali, accelerando i processi di verifica e pagamento.

Errori comuni e come evitarli

Nonostante la semplicità del sistema, è possibile incorrere in errori, come l’inserimento di un codice SDI errato o l’omissione di dati obbligatori. Per evitarli, è consigliabile:

• Controllare sempre i dati del cliente prima dell’invio della fattura.
• Utilizzare software di fatturazione elettronica che salvano automaticamente i codici SDI dei clienti.
• Verificare le notifiche del Sistema di Interscambio per correggere eventuali anomalie.

Esempio concreto: l’utilizzo del codice sdi in pratica

Immaginiamo un professionista, Marco, che gestisce uno studio di consulenza e utilizza un software di fatturazione elettronica con codice SDI A1B2C3D. Marco deve emettere una fattura per un cliente, un’azienda che utilizza un diverso software con codice SDI E4F5G6H. Prima di inviare la fattura, Marco inserisce il codice SDI del cliente nel campo apposito del suo software gestionale. 

Una volta completata la fattura, il Sistema di Interscambio verifica i dati inseriti (compresi il codice fiscale e la partita IVA del cliente) e recapita il documento direttamente al software del destinatario. Il cliente riceve immediatamente la fattura nel proprio gestionale, pronta per essere registrata e, se necessario, pagata. Questo processo, automatizzato e rapido, elimina la necessità di inviare documenti cartacei o copie via email, semplificando notevolmente la gestione fiscale di entrambe le parti.

Il codice SDI come strumento di semplificazione fiscale

Il codice SDI rappresenta un tassello molto importante della digitalizzazione fiscale, facilitando la comunicazione tra professionisti, aziende e l’Agenzia delle Entrate. Gestire correttamente questo codice riduce gli errori e permette di ottimizzare i processi amministrativi, lasciando più tempo per concentrarsi sulle attività principali. Sfruttare al meglio le potenzialità del Sistema di Interscambio significa adottare un approccio più funzionale alla gestione del proprio lavoro.