Quali spese posso scaricare con Partita IVA? È una delle domande più gettonate tra i liberi professionisti con partita IVA in regime ordinario. Per questa categoria di autonomi è possibile dedurre una serie di spese dalle tasse, generalmente relazionate alla propria attività lavorativa.

Ecco una pratica guida alle spese scaricabili, totali e parziali, per i liberi professionisti in regime ordinario nel 2026.

Cosa significa “scaricare” le spese?

Quando si avvicina la fine dell’anno, ogni lavoratore con partita IVA in regime ordinario è tenuto a versare le tasse in base al proprio fatturato e ai costi che ha sostenuto per portare avanti la propria attività. Nel regime ordinario, infatti, il reddito imponibile si ottiene sottraendo ai ricavi i costi deducibili inerenti all’attività.

I professionisti in regime forfettario, invece, non possono scaricare analiticamente le singole spese: il reddito viene calcolato applicando un coefficiente di redditività ai ricavi e non è prevista la detrazione dell’IVA, salvo specifiche eccezioni come i contributi previdenziali deducibili.

Differenza tra deducibilità e detraibilità

La differenza tra costo “deducibile” e “detraibile” genera spesso confusione e i due termini vengono usati in modo improprio come sinonimi.

I costi deducibili vanno sottratti dal reddito imponibile, abbassando la base su cui vengono calcolate le imposte dirette. I costi detraibili, invece, sono importi che si sottraggono dall’imposta da versare, per esempio l’IVA detraibile per i professionisti in regime ordinario o alcune spese che danno diritto a detrazioni IRPEF.

Non tutti i costi relativi all’attività del libero professionista sono deducibili. Un lavoratore può scaricare il costo di attrezzature strumentali e cancelleria, valori bollati, corsi professionali e software, ma questi devono rispettare il cosiddetto “criterio di deducibilità”. Un costo si dice deducibile solo se possiede certi requisiti: effettività (la spesa è stata realmente sostenuta), inerenza (è collegata all’attività svolta) e congruità (l’importo è proporzionato alla dimensione dell’attività).

Se uno di questi requisiti manca, il fisco può contestare la deducibilità del costo.

Partita IVA: quali spese sono scaricabili totalmente?

Le spese che possono essere dedotte al 100% dal reddito, e per le quali l’IVA è normalmente detraibile al 100% nel regime ordinario, sono quelle strettamente collegate all’attività professionale. In genere si tratta di costi relativi a:

• retribuzione dei dipendenti o dei collaboratori;
• utenze intestate allo studio professionale o al luogo dove ha sede l’attività;
• beni strumentali riconducibili all’attività, come arredamento o dispositivi informatici;
• iscrizione all’ordine o all’albo professionale e a enti obbligatori;
• affitto e acquisto di immobili con destinazione d’uso specifica per l’attività;
• assicurazioni inerenti all’attività, come la polizza RC Professionale

Questi costi identificano facilmente l’attività professionale e rispettano il criterio di deducibilità, ma è sempre necessario conservare correttamente fatture (elettroniche o cartacee, a seconda dei casi) e documentazione. Per i professionisti in regime ordinario, l’IVA assolta su queste spese è di regola detraibile integralmente, se i beni e i servizi non sono promiscui. BeProf, in partnership con Zucchetti, promuove TIC (Tieni il Conto): un gestionale realizzato su misura per ogni libero professionista, uno strumento che permette di ottimizzare l’archiviazione di documenti, pagamenti, entrate e uscite, per avere tutto sempre a portata di mano.

Per quanto riguarda la formazione e l’aggiornamento professionale, il tetto massimo di costi deducibili per corsi, master e convegni è pari a 10.000 euro annui, con regole specifiche per le spese di viaggio, vitto e alloggio collegate, che sono deducibili in misura più limitata.

Partita IVA: quali spese sono scaricabili parzialmente?

Quando una spesa è riconducibile anche alle attività quotidiane personali, e diventa quindi promiscua, può rientrare tra i costi deducibili solo parzialmente. In questi casi, la deduzione e la detrazione IVA sono riconosciute in misura ridotta, proporzionata all’utilizzo effettivo nell’attività professionale.

Immobili

Se svolgi la tua attività professionale presso la tua residenza o in un immobile ad uso promiscuo, potrai dedurre solo una parte delle spese relative a utenze, bollette, affitto e spese condominiali. In molti casi si utilizza una ripartizione del 50% tra uso privato e uso professionale, ma la percentuale dovrebbe riflettere il reale utilizzo degli spazi e andrebbe valutata insieme al commercialista.

È possibile dedurre anche i costi per l’ammodernamento o la ristrutturazione dell’abitazione utilizzata in parte come studio professionale, generalmente in proporzione all’uso lavorativo e, per alcune tipologie di intervento, attraverso quote di ammortamento.

Autovetture

Per i costi relativi a un’autovettura ad uso promiscuo, dedicata quindi sia all’attività professionale sia alla vita privata, la deducibilità fiscale è limitata. Una parte delle spese di acquisto, manutenzione, assicurazione e carburante è deducibile solo entro percentuali e limiti di costo stabiliti dalla normativa, mentre la restante quota resta indeducibile. In via orientativa, per i professionisti l’IVA sulle auto ad uso promiscuo è detraibile solo in parte e i costi sono deducibili in misura ridotta, con regole che possono essere aggiornate nel tempo.

Per questo tipo di spese è particolarmente importante confrontarsi con il proprio consulente fiscale, così da applicare correttamente le percentuali vigenti nell’anno di imposta e rispettare i limiti di costo massimo fiscalmente riconosciuto.

Telefonia

Le spese per l’acquisto e l’utilizzo di strumenti di telefonia mobile e fissa ad uso promiscuo sono, in via generale, deducibili al 50%. Per apparecchi e servizi utilizzati sia per lavoro sia per esigenze personali, anche l’IVA è normalmente detraibile al 50% nel regime ordinario.

Se invece l’utenza è dedicata esclusivamente all’attività e ciò è dimostrabile, il trattamento fiscale può essere più favorevole, ma nella pratica la maggior parte dei professionisti applica il criterio dell’uso promiscuo.

Buoni pasto e welfare

Scopri la convenzione BeProf: con il Welfare Pellegrini, potrai gestire buoni pasto, buoni benzina e buoni regalo in un’ottica di welfare aziendale e di studio professionale.

Se l’utilizzatore del buono pasto sei tu come libero professionista, la deducibilità del costo è in genere limitata (ad esempio al 75%) e l’IVA, se presente, può essere agevolata e detraibile nei limiti fissati dalla normativa. Se invece acquisti buoni pasto per i tuoi dipendenti di studio professionale, la spesa può essere dedotta entro i limiti di esenzione previsti per i buoni cartacei ed elettronici, con differenti soglie giornaliere e aliquote IVA agevolate a seconda della tipologia di buono.

Questi strumenti permettono di ottimizzare il trattamento fiscale dei costi di vitto e di alcuni benefit, ma è importante verificare ogni anno i valori aggiornati di esenzione e deducibilità.